The City of Austin Small Business Program is committed to providing disaster preparedness and disaster recovery resources to the small business community. We have created this resource site to aid and assist businesses that have been affected by economic and natural disasters. This site is by no means comprehensive; however, the information contained may meet the immediate needs of your business during your time of preparation and recovery. 

By taking small steps to create a preparedness plan, Austin small businesses can be ready for an event that severely disrupts operations, such as extended power outages, pandemics or natural disasters. Read more about the small business preparedness campaign launched by the City of Austin. Emergency Preparedness - Shoal Creek Saloon's Story

 

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Resources and Preparedness Materials

Small Business Resources

The City of Austin Small Business Program offers a directory of small business resources offered by local, state, and federal governments and non-profit agencies. 

Helpful Links

Create an Emergency Plan  |  Haga un Plan de Emergencia

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  • Make a disaster supplies kit for immediate use. 
  • List emergency steps for your employees and designate a safe place to meet. 
  • Maintain a list of critical phone numbers (employees, key customers, suppliers, banking and insurance agents, etc.).  
  • Leave extra keys and alarm code with trusted employee.
  • Keep fire extinguishers in visible places with certifications up to date. 
  • Maintain a first aid kit and certify employees in first aid and CPR training. 
  • Owner and key employee should know how to forward calls on business line.
  • Keep current list of inventory and store critical supplies or equipment in a safe place. 
  • Install emergency, battery-powered lighting and purchase additional backup power, if needed. 
  • Train employees in how to shut off utilities (where appropriate). 
  • Visit WarnCentralTexas.com to sign up for emergency warnings in your neighborhood by voice, text or email. 
  • Review insurance policy & needs regularly with agent to ensure adequate coverage for your business risks.

 

Haga un Plan de Emergencia

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  • Prepare un estuche de emergencia que se pueda usar inmediatamente.
  • Prepare una lista de pasos de emergencia para sus empleados y un lugar designado y seguro para reunirse en una emergencia.
  • Mantenga una lista de números de teléfonos importantes (empleados, clientes, proveedores clave, agentes bancarios y de seguros).
  • Deje copias de las llaves y el código de la alarma de seguridad con un empleado de confianza.
  • Mantenga los extintores de incendios en lugares visibles con certificaciones al corriente.
  • Mantenga un estuche básico de primeros auxilios y certifique a sus empleados en primeros auxilios y RCP.
  • El propietario del negocio y empleados de confianza deben saber cómo reenviar llamadas en la línea de negocio.
  • Mantenga una lista de inventario al corriente y guarde provisiones críticas o equipo en un lugar seguro.
  • Asegúrese de instalar iluminación alimentado por pilas y compre equipo para energía de reserva adicional, si es necesario.
  • Eduque a sus empleados como apagar los servicios de agua y energía.
  • Visite WarnCentralTexas.com para inscribirse y poder recibir avisos de emergencia por voz, texto o correo electrónico.
  • Examine la póliza de seguro con su agente de seguros para asegurar una cobertura adecuada para los riesgos de su negocio.
Practice Emergency Plan with Employees  |  Revise el Plan de Emergencia con los Empleados

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  • Keep your emergency plan in easy to find locations – on the computer, copy posted in break room, keep one in car.
  • Show staff where to find emergency plan.
  • Review the plan step by step at regular staff meetings.
  • Test the notification process – call/text employees with “alert” to see how long it takes for information to reach them.
  • Talk through potential threats and responses to them with all staff at least twice a year.
  • Offer first aid and CPR training exercises for all staff.
  • Walk through each step of the plan, including evacuation procedures.
  • Update emergency plan based on lessons learned at least annually.
  • Train employees how to shut off and restore utilities (where appropriate).
  • Conduct random drills for safe evacuation, assembly at the designated safe place to meet, and accounting for all personnel.
  • Practice securing key equipment and supplies, storage containers, etc., to prevent damage from movement or release of contents.

 

Revise el plan de emergencia con los empleados 

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  • Mantenga su plan de emergencia en lugares fáciles de encontrar – en la computadora, coloque una copia en la sala de descanso; mantenga una en el auto.
  • Indique al personal dónde encontrar el plan de emergencia.
  • Revise el plan paso por paso en las juntas habituales del personal.
  • Pruebe el proceso de notificación – llame/envíe mensajes de texto a los empleados con la palabra “alerta” para saber cuánto tardan en recibir la información.
  • Hable con todo el personal sobre las posibles amenazas y las situaciones de respuesta por lo menos dos veces al año.
  • Ofrezca ejercicios de entrenamiento en primeros auxilios y RCP a todo el personal.
  • Repase cada paso del plan incluyendo los procedimientos de evacuación.
  • Actualice el plan de emergencia en base a las lecciones aprendidas por lo menos una vez al año.
  • Enséñenles a sus empleados como apagar y encender los servicios de agua y energía (si corresponde).
  • Lleve a cabo simulacros de evacuación segura al azar; vayan al punto de reunión y contabilicen a todo el personal.
  • Practiquen como asegurar el equipo clave, los suministros, los contenedores de almacenamiento, etc., para prevenir el daño por movimiento o liberación de su contenido.
Assess Your Risks  |  Evalúe sus Riesgos

Download Assess Your Risks

Visit www.ready.gov/business for additional guidance.

  • Threats that interrupt business operations vary based on size and type of business and its location(s). Consider all types, including weather, technological, illness or accidents.
  • List the most likely risks (fire? illness? power outage? flood? workplace violence?) & vulnerabilities (people, supply chain, IT).
  • Determine impact of risks on operations and finances (loss of sales, overtime labor, customer dissatisfaction) depending on when and how long the interruption lasted.
  • Review assessments with staff for input.  
  • Consider how your operations would be affected by loss of a key supplier or road closure.
  • Consider employees’ needs for short-term assistance, including advances on future wages.
  • Reach out to public officials and mental health providers within the community to identify services that may be available to employees during an event.

 

Evalúe sus Riesgos

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Visite www.ready.gov/business para orientación adicional.

  • Las amenazas que interrumpen las operaciones de los negocios varían dependiendo del tipo, el tamaño y la ubicación de los mismos. Tome en consideración todos los tipos, incluyendo las meteorológicas, tecnológicas, de enfermedad o accidentes.
  • Haga una lista de los riesgos más probables (¿incendio? ¿enfermedad? ¿corte de energía? ¿inundación? ¿violencia en el lugar de trabajo?) y las vulnerabilidades (personas, cadena de suministros, TI).
  • Determine el impacto de los riesgos en las operaciones y las finanzas (pérdida en ventas, horas extra de trabajo, clientes insatisfechos) dependiendo cuándo y cuánto duró la interrupción.
  • Revise las evaluaciones con el personal para su contribución.
  • Piense cómo se verían afectadas sus operaciones debido a la pérdida de un proveedor clave o al cierre de una carretera.
  • Piense en las necesidades de ayuda a corto plazo para los empleados, incluyendo un adelanto de su sueldo.
  • Acérquese a los funcionarios públicos y proveedores de servicios de salud mental para identificar los servicios que pueden estar disponibles para los empleados durante una contingencia.
Emergency Communication Plan  |  Plan de Comunicación de Emergencia

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Visit www.ready.gov for helpful tips.

  • Modern telecommunication channels are often disrupted in a disaster, so it is important to be able reach employees, customers, and suppliers through a variety of means.
  • Maintain current contact information that includes both work and personal email addresses and cell phone numbers for employees, their emergency contact, key suppliers, and primary customers.
  • Test your employees’ contact information at least twice a year with “test” texts or calls.
  • Owner and key employee should know how to forward calls on business line.
  • Consider posting info to your website and/or providing a call-in number for employees, suppliers and customers to learn updates.
  • Designate one person to speak on behalf of the business and make sure employees know to refer media, customers, suppliers to him/her.
  • Keep a battery-powered or hand-crank radio (NOAA Weather Radio preferred), extra power adapters, and car chargers for cell phones on site to receive and send critical information.

 

Plan de Comunicación de Emergencia

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Visite www.ready.gov para más consejos útiles

  • A menudo, los canales modernos de comunicación se interrumpen durante un desastre, por lo que es importante poder contactar a los empleados, los clientes y los proveedores a través de diferentes medios.
  • Mantenga actualizada la información de contacto e incluya direcciones de correo electrónico personal y de trabajo, teléfono móvil de empleados, sus contactos de emergencia, proveedores clave y clientes primarios.
  • Pruebe la información de contacto de sus empleados por lo menos dos veces al año con llamadas o mensajes de texto “de prueba”.
  • El propietario del negocio y los empleados de confianza deben saber transferir llamadas en la línea del negocio.
  • Piense en poner información en su página de internet y/o proporcionar un teléfono para empleados, proveedores y clientes para saber más sobre las actualizaciones.
  • Designe a una persona para hablar en nombre del negocio y asegúrese de que los empleados la conozcan para remitir a los medios, los clientes y los proveedores a hablar con dicha persona.
  • Mantenga una radio de baterías o de arranque a manivela (de preferencia una radio del Tiempo NOAA), adaptadores de corriente extra y cargadores de auto para teléfonos móviles, para recibir y enviar información crucial.
Protect the Essentials  |  Proteja lo Esencial

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Check out www.ready.gov/business or www.disastersafety.org for more helpful tips.

 

Employees – the most valuable resource
  • Know multiple ways to contact them and a friend/family member in case of emergency.

  • Encourage them to make a family emergency plan.
Technology – protect data and systems
  • Maintain antivirus and other protections for your equipment and computer network systems.

  • Identify data to backup, implement hardware and software backup procedures, conduct regular backups and validate that backup data is available.

  • Ensure payroll systems are secure and available during an event

  • Develop an IT Disaster Recovery Plan to be able to restore hardware, applications and data in timely fashion.
Building, equipment, supplies and other assets
  • Purchase back-up generator or other power source for critical equipment, such as computers, climate control, refrigeration.

  • Keep your site secure with locks, alarms, security cameras, proper lighting and employee/contractor badges, as applicable

  • Store supplies in a secure and safe place

  • Visit with local police liaison for training or services available to prevent crime and ensure worker safety

 

Proteja lo Esencial

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Visite www.ready.gov/business o www.disastersafety.org para más consejos útiles.

Empleados– el recurso más valioso
  • Tenga diferentes formas de contactarlos a ellos y a sus amigos o familiares en caso de emergencia.
  • Aliéntelos a preparar un plan de emergencia familiar.

 

Tecnología – proteja los datos y los sistemas
  • Mantenga un antivirus y otras protecciones para su equipo y sistemas de redes informáticas.
  • Identifique la información para respaldar, implemente procedimientos para respaldar el hardware y los programas , respalde con regularidad y verifique que la información respaldada esté disponible.
  • Verifique que los sistemas de nómina estén seguros y disponibles durante una contingencia.
  • Desarrolle un Plan de Recuperación de TI con el que sea posible restaurar el hardware, las aplicaciones y la información de manera oportuna.

 

Edificio, equipo, suministros y otros activos
  • Compre un generador de emergencia u otra fuente de poder para el equipo crítico como: computadoras, equipo para control de temperatura, refrigeradores.
  • Mantenga su lugar de trabajo asegurado con candados, alarma, cámaras de seguridad, iluminación adecuada y credenciales para los empleados y contratistas.
  • Guarde los suministros en un lugar seguro.
  • Hable con un oficial de enlace local para información sobre entrenamiento o servicios disponibles para prevenir delitos y garantizar la seguridad de los trabajadores.
Review Bank & Insurance Policies  |  Revise sus Pólizas de Seguro y Bancarias

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  • Review insurance needs and policies regularly with your agent to ensure adequate coverage.
  • Adjust the risks covered and loss limits of current policies if your business or assets have changed since the policies were issued.
  • Be sure that insurance covers the risks to your business. Flood damage or lost income are not covered by ordinary business insurance policies. Consider adding coverage for business interruption, lost income, flood damage, relocation, temporary operations, supplies, inventory, equipment, etc.
  • Review your needs with your banker and access to systems during and after an event.
  • Be sure your payroll system and banking system (cash, credit cards and checks) are operational.
  • Ask if your insurer what proactive steps you can take that would lower your premiums.
  • Review with an agent to see what is needed to file a claim & keep key information items handy.

 

Revise sus Pólizas de Seguro y Bancarias

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  • Revise sus necesidades y pólizas de seguro regularmente con su agente para asegurar una cobertura adecuada.
  • Si su negocio o sus activos han cambiado, ajuste la cobertura de riesgos y los límites de pérdida de sus pólizas actuales.
  • Cerciórese de que su seguro cubra los riesgos que pueda sufrir su negocio. Los daños por inundaciones o la pérdida de ingresos no están cubiertas por las pólizas de seguro ordinarias. Considere la adición de cobertura para interrupción de actividades, pérdida de ingresos, daños por inundación, reubicación, operaciones temporales, suministros, inventario, equipo, etc.
  • Revise sus necesidades con su agente bancario y el acceso a sus sistemas durante y después de una contingencia.
  • Asegúrese que su sistema de nómina y su sistema bancario (efectivo, tarjetas de crédito y cheques) estén en funcionamiento.
  • Pregunte a su aseguradora qué medidas puede tomar anticipadamente para reducir sus primas.
  • Repase con su agente qué se necesita para hacer una reclamación. Mantenga la información clave a la mano.